Condivisione sicura dei file

Sempre più frequentemente le persone lavorano tramite i loro device mobile e lo smart working, la nuova frontiera del telelavoro, si sta rapidamente diffondendo anche nel nostro Paese. Questo è possibile perché condividere i file è diventata un’azione che oggi si fa con grande semplicità, sia perché le linee sono più veloci, sia perché gli strumenti per farlo si sono moltiplicati.

Aziendalmente la condivisione dei file è un argomento delicato in quanto deve essere tanto funzionale quanto sicura e non è sempre scontato riuscire ad ottenere questo risultato contemporaneamente. Gli utenti sono abituati ad utilizzare privatamente dei servizi consumer e per comodità continuano ad usarli anche per scopi lavorativi per uno scambio veloce di file, documenti, progetti, ma in questo modo inconsapevolmente mettono a rischio l’integrità e la sicurezza dei dati.

Il punto sta proprio nella velocità e comodità: molto spesso le soluzioni di condivisione implementate all’interno delle aziende non vengono utilizzate dagli utenti proprio perché sono troppo macchinose e poco “user friendly” e quindi l’utente preferisce utilizzare il sistema che già conosce che ritiene più veloce e comodo. Frequentemente i reparti IT ovviano a questo problema bloccando le applicazioni indesiderate ma non è una strategia efficace perchè gli utenti semplicemente ne cercano altre che consentano loro di navigare più velocemente.

Non bisogna inoltre tralasciare l’aspetto delle compliance normative. Con le applicazioni consumer l’accesso ai dati e l’attività di condivisione non possono essere monitorati o controllati centralmente.
Viene così reso molto difficile il rispetto degli standard IT e l’ottemperanza alle norme governative, e in settori molto disciplinati come il finanziario e il sanitario, questa può essere un’enorme complicazione. I dati condivisi con terzi possono così con troppa facilità cadere nelle mani di un destinatario malintenzionato, che sua volta può accedervi e diffonderli.
La soluzione a queste problematiche è quella di implementare soluzioni aziendali che funzionino meglio di quelle utilizzate dagli utenti a casa, ma che allo stesso tempo proteggano il know-how aziendale e riducano i rischi, nel pieno rispetto delle normative.

L’ideale sarebbe individuare delle soluzioni che abbiano i seguenti requisiti:

• siano facilmente fruibili da tutti i dispositivi, così che l’utente non percepisca alcuna restrizione alla condivisione dei file
• usabilità delle soluzioni al pari di una consumer e che quindi non richiedano alcuna, o almeno minima, formazione
• garanzia di sicurezza, i dati condivisi dovrebbero essere protetti da crittografia
• rapida e facile gestione per gli amministratori di gruppi di utenti e delle loro autorizzazioni.

Eloina Pesce – 16.03.2017